目標達成hack

目標達成に効果のあるモチベーションアップのコツ、頑張るための技術なんかを公開します

時間節約のコツ

思考hack

時間を節約するためのコツをいくつかまとめてご紹介します。

 

まずは自分の癖を把握する

何にどのくらい時間がかかっているのか、を正確に把握することから始めましょう。正確に状況を掴むためには時分秒まで計測すると良いです。

自分の時間の使い方の癖を把握するためには、ルーティーンメモをつけましょう。毎日やっている行動の時間を計測して記録するとともに、その時間の使い方に対する気持ちも一緒にメモしておきます。記録にすると初めて時間の使い方が見えてくることもあります。

時間計測のためにタイマーを利用する方法もあります。また、最近ではスマホアプリもありますから、〇〇分くらいかかっているはず、と思っている作業でも、実際計測すると思った以上に時間をかけていることがわかった、というようなことも珍しくありません。今日はメールを読む時間を計測しよう、とか、メールを書く時間を計測しよう、というようにテーマを決めて計測するのも良いと思います。

 

期限を決める

メールを書くというのは、現代の生活の中では避けようのない行動の１つになっていると思いますが、実際に書くことにどのくらいの時間を使っているのか、あまり気にしていませんよね。例えば、一通のメールを書く時間を決めてみたらどうでしょうか。メールの中身を考えて、できるだけ短い内容になるようにする、とか、いつも同じことを書くことが多い書き出しや締めの言葉、あるいは自分の連絡先などは"署名"の機能を使って自動でセットする、など何かしらの工夫をしようとしませんか？これは期限を決めたことによって起こった変化です。期限を決めるということは、効率を上げるためのソリューションになり得るのです。


電話に奪われる時間の節約

電話は作業を中断させられる"時間の割り込み"の最たるものですね。できるだけ要件を伝えてもらえるような工夫をする余地はあります。

電話がかかってきたら、最初に3分しかない、と伝える方法があります。その結果、ゆっくり説明しようと思っていた相手側に"要点を伝えて欲しい"という気持ちが伝わることになります。

また、日頃から午前中は電話に出られない、ということを言っておいて、実際にかかってきたら出ない、という方法もあります。緊急の要件などもあるかもしれませんので、あくまでも相手を見ながらの対応ではあると思いますが。


時間の見積もりは失敗を見込む

作業時間の見積もりは、実際その通りに進むことはほとんどないことは実証されています。未来にかかる時間の想定は、常に楽観的な方向に間違う傾向がある、ということです。これは時間の見積もり方が悪いわけでも、仕事の効率が悪いというわけでもありません。人間の認知の癖と思った方が良いです。つまり、時間を見積もり、見積もり通りに仕事をすることは、ほぼ不可能だと考えておくことが重要なのです。最初から失敗することを想定し、失敗のためのバッファーを取っておくことが必要です。1時間でできそうだと思った仕事は2時間みておく、というような感じです。どの程度余裕を見ておくのかは、仕事の性質や置かれた状況などによっても様々あると思いますが、ポイントは"思った通りにはいかない"ということを考えておくことです。

予定を立てる際にも、きっちりとした時間設定の前後に空白の予定を入れておく、という工夫があります。そうすることで、時間の超過を吸収できるようにしておきます。理想的には、時間の制約があまりない、あるいは期限までに余裕がある仕事をいくつか用意しておいて、手が空いたら取り掛かれるようにしておくと、更に効率を高めることができますね。


今日のドラゴンを決める

今日こなさなければならない最も大きなタスクを、ゲームの世界にたとえて、ドラゴンと呼ぶ人もいます。その"ドラゴン"は何かを仕事に取り掛かる時に考えて見ましょう。そしてそれをどのタイミングで実施するのかを考えます。ドラゴンを退治する時間を決めたら、あとは雑魚キャラです。残った時間の中でうまく振り分ければ良いのです。そうかんがえることで、タスクの優先順位がつけることができ、忙しくとも絶対に外せないタスクを漏らさないようにできます。毎朝、今日のドラゴンを決めよう、と考えるのは、ゲーム的な要素が入り、少し楽しみになってくるかもしれません。考え方次第で受け取り方が変わる例ですね。


残業は非効率

残業中の時間当たりの効率は低い、といことは様々な分野で実証されています。その時間の効率が悪いだけでなく、次の日に疲労を残し、次の日の効率も下げてしまいます。これが続くと慢性的に効率が悪くなり、なかなか悪循環から抜け出せなくなってしまい、残業の悪影響はどんどん広がってしまいます。

そこまで考えて、その残業か本当に必要なのか考えてみる必要があります。

 

今回は以上とさせていただきます。どうしたら同じ時間でより多くの成果を生み出せる中を考えて、１つでも良いので試してみてください。それが新しい気づきに繋がるかもしれません。