Getting Things Done(GTD) - 目標達成hack

デビット・アレン氏によって提唱された仕事術であり、たくさんのタスクがあっても簡単な仕組みに落とし込むことでストレスなく管理できるようにするための考え方。原著は「ストレスフリーの仕事術」

GTDとは

頭の中で気になっていることを全て書き出し、それを分類することで、ストレスから解放するとともに、やるべきことの整理ができる、というものです。以下具体的なイメージです。

①頭の中にある気になることを全て書き出す

②アクションが可能かどうか仕分ける

③アクション可能なものは、その内容をみて実行する・TODOリスト・プロジェクトに分ける

④アクション不可能なものは、いつかやる・資料・ゴミなどに分ける

GTDをうまく実践するコツ

⑴頭の中を空にする

頭の中を空にすることがポイントなのですが、頭の中にある心配事を書き出してみても、なかなか不安が消えない、というようなこともありますよね。自分の頭の中であっても全てを理解できているわけではないのです。そのための全て出し切った後にもう一度考えてみる時間が取って、その背後にある考えや思い、懸念点などをもう一度考えてみることをお勧めします。気になっていることの書き出しの一度めは、表面をさらったものと考えましょう。まだ、顕在化はしていないものの、何かしらの心配事があると、ストレスがなかなか無くなりません。その時は一度出したものを眺めながら、さらにおの奥にある思いに目を向けると、本当に気になっていることが新たにわかることもあります。

⑵短時間でできることはやってしまう

GTDには二分間ルールというものがあります。頭の中を整理している時に、二分間でできるものがあれば、すぐにやってしまえ、という考え方です。考えを整理するだけでなんとなくやったつもりになってしまい、実際はタスクがなかなか進まない、というような停滞を避けるために、すぐできることはすぐやってしまって楽になろう、という考え方です。ここでどうして二分間なんだろう、と思われた方もいるかもしれませんが、"すぐできること"がポイントだからなのです。すぐにできると思っていたけど、思いのほか時間がかかってしまった、ということになってしまうと、頭の中をからにする作業が思うように進まなくなってしまいます。3分かかると思うものは延長する可能性が高まり、2分であれば見積もり通りに収まる可能性が高い、という考えです。したがって人によっては3分でも5分でもすぐに終わることができる単位になっていれば良いのです。

⑶複数のタスクはプロジェクトで管理

２つ以上のタスクがあるものはプロジェストとして管理します。例えば「〇〇さんとの打ち合わせを行う」というのがやることとして上がったとしましょう。このままタスクとして考えてしまうかもしれませんが、行動を思い浮かべると、もう少し細分化できますね。

①関係者の予定を確認する

②候補日を仮決め

③会議室が確保できるか確認

④候補日を決定する

⑤関係者に案内を出す

⑥出欠を確認

というように動作にフォーカスすると細分化がもっとできることがわかります。

このレベルになってようやくタスクとすることができます。

⑷タスクのグルーピング

タスクを考える時に整理する軸として、コンテキスト（文脈）があります。つまりどこで実行するのかでタスクを分ける、という考え方です。TODOリストを場所毎やクライアント毎に作る、ということです。タスクのグルーピングですね。グルーピングした方が管理しやすいという場合に有効です。

以上が実践のためのコツです。しかしGTDの最も重要な柱は頭を空にすることです。気になることも心配事も全て書き出し、頭をスッキリさせることで、効率が上がったり、モチベーションの維持向上につなげます。この"頭を空にする"というのはやってみるとなかなか難しいものです。しかしやってみないことには、進歩もありません。少しずつやってみましょう。