ミスをしないスケジュールの書き方

社会人にとってスケジュール管理をする事はとても大事な事ですね。管理のために手帳を使っている人やパソコンに打ち込んでおく人、パソコンと手帳を両方使う人、スマホを利用する人などいろいろな方法が報告されています。でもスケジュールに書いておいたのに、忘れてしまったり、締め切りに間に合わないなんてミスをしたことはありませんか。ミスをする原因はスケジュールの書き方にあるかもしれません。今回はミスをしないスケジュールの書き方にフォーカスしてコツをご紹介します。

曖昧な表現は使わない

「なるべく早く」「来週の前半までに」「月末までに」などの言葉は曖昧です。依頼した人とされた人がいる場合、認識違いを生む原因になります。特に納期の場合は致命的なミスにつながりかねません。したがって期日を設定する場合には、○月○日（○曜日）○時という数字を明確にしましょう。

my締め切りを作る

本当の締め切り日の手前にmy締め切りを作っておきましょう。自分の行動は、このmy締め切りで組み立てておけば、納期に遅れることは無くなります。

完成までに一晩寝かせる

my締め切りが設定できれば、その仕事を仕上げるまでの計画を立てますね。いつスタートして、ドラフトはここまでに仕上げて、レビューしてなどを考えて、自分の作業をオーガナイズしていくことになると思います。その時のコツですが、社内レビューでも依頼主への提出でも人に見せる前には一晩寝かせると、ミスに気付きやすくなります。文章でもリアルなモノでも仕上げに向けて集中して取り組んだ状態に続けてチェックしようとすると、なかなかミスには気付きません。最初の計画から一晩寝かせることを組み込んでおきましょう。

予定を書く場合には時間から

予定を手帳に書く、あるいはメモをする場合は、時間から書くように習慣付けましょう。

○予定の例

 時間＋先方＋要件

（企業名、部署名、担当者）

  ※12時間表示の場合AM/PMも書く

自分なりの記述ルールを作っておくと迷うことは無くなります。

予定には持ち物も記載しておく

予定を入れた日が早ければ早いほど、そのほかの情報は薄れていきます。何か持ち物がある場合には予定と一緒に書いておくと忘れにくくなります。

○持ち物例

  パンフレット○部

  名刺○枚

  提案書、見積書

不要になった予定は消す

仮の予定や予定の変更、あるいは何か忘れないように書いたメモであっても予定として組み込んだものなど、情報には時を経て不要になるものも出てきます。その場合、取り消し線を引いて、これはいらない情報であることを明確にしておきましょう。完全に消し去るのではなく、取り消し線というところがコツです。消したことを後から見えるようにしておくと、何かのアクションがあって取り消したんだ、という情報に変わります。

予定には色をつける

予定の種類に応じて、色を変えておくとスケジュールを一目見た時に概要が一瞬で把握できるようになります。

いつも見えるように開いておく

書いただけで安心してしまうことはよくあること。いつも目にとまるように開いておく事が活用につながりますよね

次の予定にも気をつけよう

予定はついつい目の前のことにフォーカスしがちです。しかし、明日、来週、今月、来月などを見ることも忘れてはいけません。長いスパンの予定や予定の連鎖など、全体の流れを見ることも別ような時もありますよね。スケジュール帳の次のページも気にするようにしましょう。

重要な情報は手帳に記載しよう

スマホを忘れたりスマホからよくアクセスするサイトのパスワードを忘れた記すこともありますよね。その場合に備えて、キーになる情報は手帳に書いておくと助かるケースもあります。

でも手帳を落としたりすることもありますので、情報の書き方には気をつけましょう。ほかの人が見たらなんだかわからないような自分のルールを作ると良いと思います。

モチベーションを上げるためのスケジュール

仕事の予定ばかりだと、スケジュール帳を開くとがストレスになる、ということもあるかもしれません。モチベーションを上げるためには、プライベートの予定も書くと良いです。ワクワクする予定が目に入ると、それだけで気持ちが軽くなりますし、何よりもスケジュールを見る事が楽しくなります。

皆さんも出来ることからやってみてはいかがでしょうか